Nota publicada por The Wall Street Journal
March 24, 2004 6:01 p.m.

Un nuevo software escarba rápidamente entre los mensajes
y archivos que se acumulan con el paso del tiempo

Para muitos, el correo electrónico se ha convertido en un archivo activo de sus negocios y vidas personales. En alguna parte de ese montón de mensajes, acumulados durante años, hay una fuente rica de información sobre la gente que han conocido, trabajo que han hecho y reuniones a las que han asistido.

¿Cuándo conoció a cierta persona? ¿Cuál fue exactamente la oferta inicial en una negociación? ¿Cómo decía ese chiste que alguien le envió en 1998? La respuesta yace en su viejo e-mail.

Por desgracia, a menudo es más fácil buscar en el amplio territorio de la red mundial de computadoras que hacer una búsqueda rápida y correcta de nuestro correo almacenado. Esto se debe a que el programa de e-mail más importante de estos tiempos, el Outlook de Microsoft, es un verdadero desastre en materia de búsquedas. Si usted tiene una cantidad considerable de correos almacenados, la búsqueda dentro del Outlook es en extremo lenta y con frecuencia incorrecta.

Para resolver esta necesidad, varias empresas han desarrollado programas adicionales que buscan dentro de los correos de Outlook.

He estado probando una nueva oferta en esta categoría, un programa para usuarios de Windows llamado X1, que cuesta US$99. Este nuevo producto de búsqueda no sólo hace un excelente trabajo al encontrar cosas en Outlook, sino que también puede buscar rápidamente cualquier palabra en los archivos adjuntos de los correos y en la lista de contactos de Outlook.

Pero eso no es todo. X1 también hace búsquedas por palabras dentro de Outlook Express y los programas de correo Netscape y Eudora. Además, puede buscar rápidamente términos en la mayoría de los tipos de archivos que se han almacenado en nuestro disco duro, fuera del correo electrónico. Esto incluye documentos del procesador de palabras, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas, gráficos, archivos de bases de datos y más.

X1 maneja estas búsquedas de archivos de forma mucho más rápida y mejor que la función de búsqueda incluida en el Windows XP, la cual me parece lenta y defectuosa, y es incapaz, además, de buscar dentro del correo electrónico.

El programa fue desarrollado por X1 Technologies, una pequeña empresa de Pasadena, California. Puede comprarse y descargarse en www.x1.com. Aunque la empresa no tiene una versión en español, dice que el software funciona con cualquier idioma que tenga caracteres occidentales.

En mis pruebas, el X1 resultó veloz y acertado, tanto en la búsqueda de correos como de archivos. Tiene algunos defectos y se nota que, en su origen, hubo cierto exceso de técnica; pero realmente funciona.

El X1 se puede abrir en su propia ventana o como una barra de herramientas estrecha que se ubica en la parte superior de la pantalla.

Como otros software de búsqueda sofisticados, el X1 debe poner primero en un índice todas las palabras presentes en los correos y otros archivos antes de poder hacer la búsqueda. Cuando el software se instala por primera vez, este proceso puede tomar varias horas y puede desacelerar su PC, ya que mantiene al disco duro en constante movimiento y puede poner cierta presión sobre el procesador.

Pero el X1 detiene el proceso temporalmente cuando otros programas necesitan el disco duro. Después de la primera vez se puede programar para que la creación del índice se haga periódicamente, y sólo toma unos minutos.

Cuando se hace una búsqueda en el X1, éste pone en una lista todos los correos o archivos que contienen el término de búsqueda en la pantalla del lado izquierdo, resaltando el término en el nombre del archivo o encabezado del mensaje.

En el lado derecho, el correo o archivo se despliega en su formato original, con el término de búsqueda resaltado en el texto. Las hojas de cálculo se ven como hojas de cálculo. Los gráficos son desplegados apropiadamente. Los archivos del procesador de palabras se ven en sus tipos de letra originales, con el formato apropiado.

Una vez se localiza un correo, archivo adjunto o documento, éste se puede abrir, imprimir, borrar, y en el caso de los mensajes de Outlook, se pueden responder, reenviar a otra persona o mover a otra carpeta de Outlook, así como hacer otras tareas, todo dentro del X1, incluso si Outlook no está abierto en su pantalla.

Probé el X1 contra una pesada base de datos de Outlook de más de 120.000 correos acumulados a lo largo de muchos años. Busqué personas, lugares y términos extraños, y me concentré en cosas sepultadas en mensajes y archivos adjuntos que no había visto en años.

En todos los casos, el X1 localizó los correos y documentos pertinentes en cuestión de segundos. Tuve los mismos resultados excelentes con mensajes almacenados en Outlook Express.

El X1 encontró el correo de alguien a quien conocí durante un viaje en avión en 1997, y un nombre en una sola casilla de una larga hoja de cálculo de 1999. Encontró correos de 1998 sobre el obituario de mi padre y la foto que había guardado de un evento celebrado en 2000. Encontró incluso una palabra dentro del manual de un viejo teléfono celular.

El programa permite restringir las búsquedas por nombre, tipo, tamaño y fecha de archivo; incluso busca en las bases de datos del archivo de Outlook, donde muchos usuarios almacenan correos.

Pero algunos aspectos del X1 son fastidiosos. Por ejemplo, no se puede buscar todo a la vez. Se tiene que escoger si se quiere buscar entre correos electrónicos, archivos adjuntos, contactos o archivos que no son e-mails en el disco.

No se pueden guardar las búsquedas que se hacen con frecuencia y no se puede buscar por frases exactas. Tampoco se puede buscar información incluida en archivos musicales, ni se puede abrir mensajes en programas de correo electrónico que no sean Outlook, ni responder directamente a estos mensajes desde el X1.

La empresa se esfuerza por resolver todos esos incovenientes y promete corregir los principales problemas en nuevos lanzamientos que podrían estar disponibles en un par de meses. Pero incluso en su estado actual, el X1 es una herramienta muy valiosa para recuperar toda esa información preciosa que está enterrada en nuestro disco duro y especialmente en el correo de Outlook.

Publicado por JorgeS el Marzo 25, 2004 07:21 AM