Nota publicada por César Dergarabedian
Infobaeprofesional.com
“Muchas empresas no saben qué recursos tecnológicos poseen”
Una administración idónea del equipamiento de una compañía puede reducir hasta un 30% el costo total de propiedad. Cuáles son las mejores prácticas, los procesos efectivos y los errores más comunes en la gestión de activos de TI .
Los gastos en tecnología de la información (TI) son una variable que puede determinar el futuro de una empresa. Hacia el año 2010, la consultora Gartner prevé que las erogaciones en TI representarán el 50% del presupuesto de capital de la mayoría de las empresas. Además, las regulaciones legales, como Sarbanes-Oxley y leyes de habeas data, obligan a las compañías a implementar buenas prácticas en los procesos de TI.
En los Estados Unidos esta cuestión motivó la creación de una asociación de administradores de TI, pero en América latina aun no se superó la etapa de la toma de conciencia, según coincidieron ante Infobaeprofesional Carlos Suárez, miembro activo de la International Association of IT Asset Managers (IAITAM), y Carlos Ferro, manager regional de ventas para el Cono Sur de Altiris, uno de los principales proveedores de software para gerenciamiento de ciclo de vida de TI, que entre sus clientes en la Argentina tiene a Petrobras y Cargill.
¿Las empresas no saben lo que tienen en recursos de TI?
Carlos Ferro: Más de lo que uno supone, y en empresas de primerísimo nivel en la Argentina. Uno se sienta con el responsable de TI y le pregunta: ¿Cuántos recursos tiene? ¿Cuántas desktops, licencias de software, cuáles se usan, quién las tiene, donde están? No lo saben.
Carlos Suárez: Son contadísimos con los dedos de una mano los que saben lo que tienen. No quiero generalizar porque hay empresas que tienen muy buena gestión. Hay otras muy importantes que han tomado conocimiento de que tienen un problema y que lo deben administrar bien y poner en caja.
Carlos Ferro: Desde hace unos años hay un cambio y una toma de conciencia. Hubo un cambio muy fuerte en 2001. Ahora, cuando uno hace una inversión no se puede equivocar, tiene que ser efectiva. La tecnología cada vez incide más en el resultado de la compañía, y el manejo de la información define que una compañía sea exitosa o no. Para hacer efectiva una inversión necesito saber lo que tengo y qué produce esa tecnología. Antes el responsable de IT podía decir: “Tengo este bache, lo gasto” y no tenía que dar demasiadas justificaciones. Hoy cada vez que tiene que hacer una inversión tiene que hablar con una persona que no es un técnico y explicarle por qué tiene que hacer una inversión en un sistema operativo o en un software, y cómo puedo hacer con esto para vender más o tener más clientes.
Información necesaria
Para Ferro, el principal desafío que tiene un CIOs en la administración de recursos de TI “es tener la información que se necesita para manejar los activos”. Suárez profundizó el concepto: “¿Cómo puedo manejar algo que no puedo cuantificar? Necesito saber si mi organización está preparada para responder en forma exitosa un monitoreo o un requerimiento legal, cómo puedo eliminar licencias innecesarias y gastos de mantenimiento, cómo puedo saber si nuestros gastos de software son justificados”.
Según Suárez, integrante del Comité de Gestión de Riesgos del IRAM y ex gerente de Auditoria Interna de Movicom BellSouth, “si no tengo buenos procesos, el mejor software no me sirve. Yo tengo que conocer cuáles son los objetivos de la compañía, de los procesos que estoy manejando, cuáles son los responsables del proceso, los riesgos, los controles. Si yo conozco esto, tengo una gestión de activos de IT exitosa”.
Ahorros
¿Cuánto se puede reducir el costo total de propiedad (TCO) con una buena gestión de activos de TI?
Carlos Ferro: En EE.UU. se habla de hasta un 30% de activos manejados. En América latina son similares, tal vez bajan un poco por la incidencia de los servicios sobre el valor del activo. En EE.UU. los servicios pesan mucho más que el hardware.
Preocupaciones
Ferro explicó que, de acuerdo a un sondeo de la IAITAM, las preocupaciones más comunes en la gestión de TI son:
- Ganar control.
- Reducir riesgos y costos.
- Responsabilidad.
Gestión de activos
“Son muy pocas las empresas que hoy pueden decir que desarrollan una gestión sistemática y eficiente”, aseguró Ferro, quien definió así a la gestión de activos de TI:
- Tener un mapa completo de los aspectos que pueden tener un alto impacto en la administración de activos fijos de TI.
- Es el primer paso para planificar un proyecto de implementación a mediano plazo.
- Ayuda a anticipar los problemas y medir los riesgos que estamos asumiendo para decidir las inversiones necesarias y plazos indispensables.
Debilidades
El miembro de la International Association of IT Asset Managers (IAITAM) dijo que las debilidades más comunes en la administración de recursos de TI son:
- Herramientas tecnológicas de gestión y control no integradas.
- Procesos manuales innecesarios y/o no confiables.
- Falta de información confiable sobre la ubicación física, movimientos y bajas.
- Dificultad para identificar los bienes y sus valuaciones en los registros contables.
- Dificultad en las tareas al momento de enfrentar un cambio o actualización del software.
- Deficiencias en la separación de funciones, accesos y perfiles.
- Aplicación de los costos y gastos a las unidades de negocios.
- Uso de software no autorizado.
Procesos efectivos
Para Ferro, los procesos efectivos en la gestión se caracterizan por ser:
- Alineados con los objetivos de la empresa.
- Documentados, comunicados y entendidos.
- A cargo de personal idóneo y capacitado.
- Bajo controles adecuados y en funcionamiento.
- Con medición de resultados.
Mejores prácticas
En su exposición ante CIOs en un seminario organizado por Altiris, Ferro identificó las siguientes 12 mejores prácticas en la administración de activos fijos en TI.
* Identificación de los activos: Validación de la presencia física de los activos.
Comunicación y capacitación: Involucrar a la organización en el conocimiento y entendimiento de las políticas y procedimientos.
* Administración del cumplimiento: Minimizar los riesgos y dar respuestas a las auditorias.
* Administración de la documentación: Son los documentos relativos a los activos a través de todo el ciclo de vida de éstos, desde el requerimiento hasta la disposición.
* Administración financiera: Incluye planeamiento, control presupuestario, conciliación de los activos físicos con registros contables y documentación, emisión y análisis de reportes, reparación para auditorias externas o internas.
* Administración del ciclo de vida de los activos de TI: Se enfoca en el uso productivo, el mantenimiento y el seguimiento de los activos.
* Adquisición de activos de TI: Comprar activos requeridos por la compañía de la manera más productiva y al menor costo posible.
* Disposición: Establece la forma en que se van a disponer los activos.
* Legislación: mantener al día a la organización de los cambios en las leyes, reglamentos o disposiciones.
* Administración de las políticas: Claramente definidas, entendidas y ejecutadas las políticas son un factor crítico en el cumplimiento de un programa de activos exitoso.
* Administración del proyecto: Este difiere de las actividades recurrentes. Produce resultados únicos o entregables y tienen una fecha de inicio y finalización.
* Administración de proveedores: define las características, requisitos y administración en la comunicación y negociación con los proveedores.
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