España es el país con mayor tendencia a comunicarse la Administración Pública -el 71% en comparación con 66% en Reino Unido (el porcentaje más cercano en) y frente el 45% en Norteamérica (con el porcentaje más bajo)-. En tercer lugar figuran, con un 61% la colaboración, con los suministradores o proveedores y las otras divisiones de la compañía a nivel nacional.

"La Administración Pública está más accesible digitalmente debido por un lado a su vocación de servicio público y por otro lado por la transparencia como principio de actuación de los poderes públicos. Además los ciudadanos nos consideramos poseedores del derecho al acceso a una Administración fácil y cómoda, derecho a relacionarse con las Administraciones Públicas que acaba de ser reconocido con la reciente Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, y que establece que, a partir del 1 de enero de 2010, podremos ejercerlo en relación con la totalidad de los procedimientos y actuaciones de las Administraciones. Desde el punto de vista de la empresa privada, es prioritario acercarse a nuestros clientes, y hacer esa comunicación más cercana, más transparente y más efectiva", explica Alberto Recover, Director de Desarrollo de Negocio de Avanade Spain.

El estudio también revela que la colaboración digital con los proveedores y con otras divisiones de la compañía, ya sea a nivel nacional o internacional, es bastante menos frecuente en España que en otros países como Reino Unido, Norteamérica o Países Bajos. Un 61% de las empresas en España tratan de conectarse regularmente con proveedores o con la cadena de suministro frente al 83% global. Asimismo las empresas españolas muestran una menor tendencia en entablar relaciones de colaboración con otras divisiones de la compañía a nivel nacional e internacional con un 61% y 52% respectivamente, una cifra que se encuentra más de un 15% por debajo de la media total.

Nivel de sensibilidad

El 78% de las empresas en España creen que compartir información con los clientes es algo delicado y debe ser controlado y un 26% cree que es muy delicado y, en consecuencia, aplican fuertes medidas de control. El 75% cree que compartir información con la cadena de suministro es algo delicado y es controlado como tal pero pocos (sólo el 10%) lo ve como algo extremadamente delicado. Incluso en términos de compartir información con otras divisiones de la misma organización, para casi las tres cuartas partes de las empresas españolas (71%) se percibe como algo delicado frente a un 19% que lo considera muy delicado y aplica fuertes medidas de control.

Estrategia de colaboración

El estudio muestra que en España sólo el 23% de las empresas entrevistadas considera que dispone de una estrategia de colaboración digital elaborada e implementada en su totalidad, frente al 19% del total. El restante 77% ha establecido por ahora sistemas de comunicación como el correo electrónico, intranet y extranet, pero aún tienen que desarrollar una estrategia de colaboración utilizando estas herramientas para todo el conjunto de la empresa.

Las principales tecnologías o servicios que parecen estar a la cabeza de la colaboración digital en España por ahora son el email (según el 84% de los encuestados) y sitios web/intranet (65%).

Las tecnologías que experimentarán un mayor aumento de la inversión en los próximos dos años incluyen VoIP, que se prevé tenga un aumento del 64%; los espacios de trabajo virtuales, que crecerán un 52%; y las herramientas de búsqueda interna, con un incremento del 76%.

Beneficios de colaborar

Hay distintos factores que fomentan el uso de tecnologías de colaboración para el trabajo. Principalmente las empresas que implementan tecnologías de colaboración principalmente buscan aumentar la productividad (74%), mejorar la agilidad en el negocio (71%), una mayor rapidez en la comunicación (68%) y compartir más información de forma segura (65%).

Además, el 81% esperan mejorar la gestión de la información y un 77% esperan que mejore la calidad de la información. El 74% señalaron la mejora de la seguridad como uno de los beneficios resultantes de la colaboración digital y un 71% comentaron el aumento de la productividad de los empleados. Otros beneficios valorados son la reducción de los costes de operación (45%) y capacidad de conseguir mejores resultados (48%).

Obstáculos a salvar

En España la seguridad de los datos y la incidencia en la cultura corporativa (un 74%) son las principales preocupaciones. El 61% están más preocupados por los costes de la tecnología. En tercer lugar, con un 55%, estarían la falta de integración y los factores de cumplimiento.

"Las barrearas tecnológicas se están superando y hoy en día disponemos de suficiente tecnología para securizar las relaciones que mantenemos por la vía electrónica, pero ésta tienen un coste que se incrementa a medida que la solución es más sofisticada", indica Recover. "Por otro lado el reto sería afrontar y superar las barreras culturales, que todos nos sintamos seguros y cómodos realizando determinado tipo de transacciones por la vía electrónica a través de cualquier dispositivo, en este sentido las soluciones de movilidad tiene un campo amplio de aplicación y actuación".

Pero, para muchos, el viaje hacia la colaboración estratégica sólo ha comenzado. Según se desprende del estudio, mientras que el correo electrónico, los websites y la videoconferencia continuarán siendo las herramientas más utilizadas, se realizará una mayor inversión en la búsqueda interna, la gestión de contactos y VoIP para toda la empresa.
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